Vendim-marrja - “Identifikimi i problemit/situates” - Analiza e sistemeve HARD

“Identifikimi i problemit/situates”

  Organizatat si sisteme

Nje sistem eshte nje bashkesi ose nje kombinim i gjerave ose pjeseve qe formojne nje kompleks ose nje njesi unike, te cilat bashkeveprojne dhe jane ne varesi reciproke nga njera-tjetren, dhe qe te gjitha kontribuojne ne ruajtjen e ekuilibrit te sistemit. Pra sistemi eshte nje cikel aktivitetesh.

Qeniet njerezore, organizatat etj, mund te konsiderohen si sisteme te hapura. Secili prej tyre kerkon nga mjedisi inpute me qellim te funksionoje. Keto inpute permes proceseve te transformimit shnderrohen ne outpute te cilat i kthehen perseri mjedisit. Ne disa raste ne kete proces eshte i pranishem dhe feedback-u, i cili perfaqeson nje informacion mjaft te rendesishem qe e ndihmon sistemin per te ruajtur ekuilibrin.

Pjeset e ndryshme te organizates qe e perbejne ate bashkeveprojne me njera-tjetren. Sistemet organizacionale kane disa karakteristika:

Organizatat jane sisteme shoqerore te krijuara prej qenieve njerezore per tu sherbyer disa qellimeve dhe funksionojne jo ne baze te marredhenieve biologjike apo mekanike, por ne baze te psikologjise. Sistemet shoqerore mbeshteten ne sjelljen, perceptimet, besimet, motivimet, zakonet e qenieve njerezore. Ato mund te kene nje jete te pakufizuar ose mund te shkaterrohen brenda dites.

Kufijte midis sistemit shoqeror dhe mjedisit qe e rrethon ate jane te depertueshem. Sistemi eshte i hapur dhe kufijte nuk jane te qarte. P.sh, nje banke mund te shihet si nje pjese e mjedisit te biznesit, por banka mund te kete nje ndikim te drejteperdrejte  mbi vendimet e organizatave. Shembuj te ngjashem mund te gjenden edhe ne rolin e qeverise apo ne ndikimin e klienteve mbi organizatat e biznesit.

 Sistemet shoqerore mund te ndjekin rruge krejt te ndryshme nga njera-tjetra me qellim qe te arrijne te njejtin rezultat. Organizatat e ndryshme te biznesit mund te pershtasin strategji, teknika dhe procese qe jane te ndryshme prej njera-tjetres dhe te arrijne ne te njejtat rezultate.

Teoria e sistemeve siguron nje pamje te plote te situates dhe te problemeve qe kane lidhje me kete situate. Organizatat ndahen ne nengrupe ne baze te funksioneve dhe hierarkise. Ne rast se do te pershkruajme dhe do te analizojme organizatat si sisteme do te arrijme te identifikojme marredheniet dhe ndikimin qe kane nensistemet te njeri-tjetri. Keshtu nje problem i shfaqur ne nje funksion do te kishte pasoja ne gjitha funksionet e tjera. Teoria e sistemeve nuk ben gje tjeter vecse i shqyrton sistemet ne teresi dhe lidhjet qe ekzistojne brenda tyre. Kur zgjidhim nje problem duhet te mbajme parasysh natyren e problemit, ne c’sistem ben pjese dhe cfare ndikimi do te kete mbi elementet e tjera te sistemit. Mundet qe zgjidhja e nje problemi te coje ne permiresimin e situates ne nje nga funksionet e sistemit, por nderkohe mund te ndikoje negativisht ne funksionet e tjera.

8.2 Diagnostikimi i problemit

Marrja e vendimeve efektive kerkon edhe nje diagnostikim te mire te problemit. Ne qofte se nje problem nuk identifikohet ne menyre korrekte, procesi i marrjes se vendimeve nuk do te jete i suksesshem, do te hartohen alternativa jo te sakta dhe nuk do te arrihet zgjidhja me e mire.
Modeli racional i marrjes se vendimeve, perfshin dhe diagnostikimin e problemit qe arrihet nepermjet perdorimit te objektivave dhe kritereve paraprake, te cilet perdoren per te percaktuar fushat ku mund te kete mundesi per shfrytezimin e oportuniteteve te reja ose fushat ku vihet re lindja e problemeve. Identifikimi i problemit pasohet prej disa pyetjeve logjike qe kane per qellim te identifikojne shkaqet e problemit. Disa studime ne marrjen e vendimeve mbeshtesin konkluzionin se nuk eshte e mundur, vecanerisht ne rastin e vendimeve te paprogramuara qe modelet racionale te krijojne nje pershkrim te sakte te procesit te marrjes se vendimeve dhe vecanerisht te menyres sesi diagnostikohen problemet. Madje keto studime tregojne qe shpesh problemet riciklohen. Pra, ne rast se perpjekjet per zgjidhjen e nje problemi kane deshtuar, problemi rishqyrtohet per te pare se cfare eshte trajtuar gabim dhe diagnostikohet perseri.

Ne procesin e diagnostikimit modeli racional i marrjes se vendimeve ndeshet me problemet e meposhtme:

Qellimet e organizates mund te mos jene plotesisht te kuptueshme dhe aq specifike sa te krijojne bazat per diagnostikimin e plote te problemit me te cilin ndeshen organizatat.

Si rezultat i experiences se fituar, individet krijojne disa koncepte per menyren sesi nje organizate duhet te funksionoje ne menyre qe ajo te jete e suksesshme. Keto besime apo koncepte mund te jene me vlere ose mund te cojne ne nje keqinterpretim te problemit. Ne rast se nje problem eshte i ngjashem me nje problem tjeter qe ka lindur me pare, manaxheret jane te prirur te bejne diagnoza te sakta. Por ne situata te tjera besimet dhe konceptet e krijuara mund te behen pengese duke mos lejuar manaxherin ta konceptoje drejt situaten e re dhe natyren e problemit qe ka lindur.

8.3 Natyra e problemeve

Organizatat jane sisteme te perbera nga grupe dhe individe qe bashkeveprojne midis tyre. Perkufizimi i problemit varion ne varesi te grupeve apo individeve qe perfshihen ne te. Mund te ndodhe qe nje situate problematike ne nje pjese te organizates te mos jete problematike per pjesen tjeter. Secili nga personat apo grupet ka menyren e vet te kendveshtrimit, qellimin e tij. Pra, problemet nuk mund te ekzistojne te pavarura nga njerezit qe perfshihen ne to. Grupet apo individet qe perfshihen ne nje problem mund ta shohin ate ne menyra te ndryshme per dy arsye: ka ndryshime ne analizen e situates faktike, pra ne perkufizimin e problemit, cfare problemi eshte; ka ndryshime ne percaktimin e situates se deshiruar, cila duhet te jete situate?

Nje tjeter karakteristike e problemeve eshte kompleksiteti. Problemet nderthuren me njeri tjetrin duke krijuar nje system. Ka situata problemore ku problemet jane kaq te nderthurura me njeri-tjetrin sa eshte e veshtire te dallohet ku fillon njeri dhe ku mbaron tjetri. Ndryshimet e nje pjese te sistemit do te kene efekte mbi fushat e tjera te sistemit.

8.4 Analiza e sistemeve SOFT

Analiza e sistemeve SOFT eshte nje strategji per analizen e problemeve komplekse dhe njohjen e permiresimeve qe mund tu behen atyre.

Kjo metodologji qe te zbatohet kerkon njohuri dhe aftesi te analistit por edhe vete analisti gjate zbatimit te kesaj metodologjie fiton eksperience. Qellimi i analizes eshte permiresimi i sistemit dhe kjo arrihet nepermjet nje procesi te perbere nga disa stade.

1. Piktura

Analiza e sistemeve SOFT fillon me nje studim te problemit. Mblidhet informacion me anen e intervistave, nga dokumentat apo vrojtimet dhe ky informacion paraqitet ne formen e nje pikture. Nje pikture e tille permbledh te gjitha njohurite e analistit per situaten dhe permban edhe informacionin Hard edhe informacionin Soft.

Informacioni Hard perfshin informacionin ne lidhje me:

Strukturen organizative

Departamentet

Grupet

Individe te rendesishem/Lidershipi

Kanalet e raportimit/komunikimit

Produktet

Aktivitetet kyce

Statistikat

Informacioni Soft perfshin informacionin ne lidhje me:

Normat e sjelljes

Proceset shoqerore si pakenaqesite dhe ankesat

Armiqesite, konfliktet, miqesite

Sjelljet, motivet

Politikat, procedurat

Klimen dhe atmosferen

Statusin e perceptuar dhe rolet

Gjykimet mbi efektivitetin dhe kompetencat

Piktura duhet te krijoje nje paraqitje te sakte te situates. Me anen e piktures analisti e ka me te lehte te kuptoje lidhjet midis aktiviteteve apo departamenteve, por nuk eshte analisti ai qe vendos per zgjidhjen perfundimtare. Per kete vendosin individet qe perfshihen ne problem. Roli i analistit eshte te marre pjese ne zhvillimin e debateve dhe te udheheqe punen per pershtatjen apo permiresimin e propozimeve te bera. Ai gjithashtu duhet tu shpjegoje pjesemarresve metodologjine qe po perdoret. Qellimi i piktures eshte i dyfishte. Ne nje pikture mund te paraqitet nje sasi e madhe informacioni, keshtu qe i gjithe informacioni i mbledhur mund te jepet ne nje figure te vetme. Per ta permbledhur, nje pikture eshte nje menyre e paraqitjes ne forme te permbledhur te te gjitha njohurive rreth situates duke perdorur me teper simbole sesa fjale.

2. Analiza

Pas ndertimit te piktures analisti mund te reflektoje mbi situaten duke percaktuar llojet e problemeve qe jane te pranishme. Qellimi nuk eshte qe te gjendet nje problem i vetem, por disa nenprobleme (tema) dhe secili prej tyre te jete subjekt i nje analize te metejshme. Per te patur nje pamje te qarte te temes se zgjedhur analisti kerkon nje kendveshtrim prej te cilit ta shqyrtoje temen. Kjo sigurohet nepermjet perdorimit te sistemit imagjinar. Ky system do te jete hipotetik, pra mbeshtetur ne hipoteze. Qellimi i tij eshte te ndihmoje analistin te kaloje ne modelin e konceptuar. P.sh ne rastin e nje organizate qe ka deshtuar ne perpjekjet per nje perdorim efektiv te burimeve nje sistem imagjinar mund te perkufizohej si nje system per te optimizuar perdorimin efektiv te burimeve ose ne rastin kur ne nje organizate mungon harmonia midis partnereve nje system imagjinar do te pershkruhej si nje system qe ka qellim te bashkerendoje interesat midis anetareve.

3. Modeli konceptual

Nje model konceptual specifikon aktivitetet apo proceset qe duhet te realizohen me qellim qe sistemi imagjinar te behet real. Ai eshte nje shtjellim i metejshem i modelit imagjinar, pra menyra se si e konceptojme ne zgjidhjen e situates. Modeli konceptual e ve theksin ne aktivitetet qe duhen kryer dhe ne rradhen e kryerjes se tyre me qellim qe sistemi te funksionoje.

4. Krahasimi dhe ndryshimi

Modeli konceptual eshte burim i ideve per ndryshim. Duke e krahasuar modelin konceptual me realitetin analisti arrin te identifikoje mosperputhjet midis modelit logjik dhe praktikes. Lista e mosperputhjeve krijon bazat per nje debat qellimi i te cilit eshte identifikimi i atyre ideve qe aprovohen nga personat e interesuar per problemin.

8.5 Analiza e sistemeve HARD

Analiza e sistemeve Hard eshte e lidhur me qellimet dhe objektivat e organizates. Lloji i sistemeve qe do te perdoren varet nga fusha qe studiojme dhe nga niveli manaxherial. Disa sisteme jane Hard dhe te mbyllur (cikli i prodhimit), disa te tjere jane Soft dhe te hapur (kujdesi per klientin). Thelbi i sistemeve Hard eshte se cdo system mund te zberthehet ne disa nensisteme dhe se komponentet e ketyre nensistemeve mund te identifikohen dhe mund te shprehen ne tregues sasiore. Per te pershkruar dhe analizuar keto sisteme perdoren nje shumellojshmeri teknikash te tilla si karta e proceseve dhe teknikat matematikore.

1. Njohja dhe angazhimi (njohja e problemit dhe e fushes se biznesit ku ai shfaqet)

Ky stad ka nje rendesi kritike. Njohja e natyres se problemit fillon me nje takim te analistit me grupin e punes. Ne kete takim duhet rene dakord lidhur me qellimin dhe fushen e studimit dhe duhen bere perpjekje per perkufizimin e problemit. Ketu nevojitet nje angazhim i plote i te interesuarve per problemin. Pa nje angazhim te tille zgjidhja e problemit deshton.

2. Misioni, objektivat, qellimet (njohja e planeve dhe e strategjive te biznesit)

Ne fazen e dyte analisti duhet te identifikoje kufizimet, misionin, objektivat dhe qellimet e sistemit qe po studiohet. Kufizimet jane kerkesa dhe limite qe i vijne sistemit nga jashte dhe nuk mund te parandalohen p.sh kerkesat e grupeve te konsumatoreve apo hyrja e nje konkurrenti te ri ne treg. Ne kete stad duhet te percaktohet edhe natyra dhe drejtimi i organizates. Misioni eshte arsyeja e ekzistences se organizates. Objektivat percaktohen ne funksion te misionit dhe sherbejne per arritjen e tij, ndersa qellimet percaktohen ne funksion te objektivave.

3. Gjetja dhe vleresimi i alternativave

Ky stad ka te beje me zbulimin dhe vleresimin e alternativave me anen e te cilave do te arrihet realizimi i objektivave. Ne rast se ne kete stad nuk gjendet asnje alternative e pershtatshme, duhet te behet nje rikthim ne stadet e para per te rivleresuar problemin, objektivat, qellimet etj.

Per te zgjedhur alternativen me te mire nevojiten disa kritere qe sherbejne per krahasimin e tyre. Per matjen e rezultatit te cdo alternative sherbejne edhe disa tregues qe shpesh njihen si 4 E-te:

Efektiviteti: A siguron alternative arritjet me te larta per sa u perket qellimeve te organizates?

Eficenca: A do te realizohet alternative me minimum burimesh, mjetesh, parash, kohe dhe njerezish?

Ekuiteti: A do te shperndahen ne menyre korrekte dhe te barabarte shpenzimet dhe fitimet?

Efikasiteti: A do te arrihen objektivat e vendosur dhe a do te jene etike dhe te pranueshme pasojat e realizimit te tyre?

4. Ndertimi i modelit, zbatimi, vleresimi dhe kontrolli

 8.6 Modelimi ne marrjen e vendimeve

Ekonomistet e pare per marrjen e vendimeve mbeshteteshin ne pikepamjen shkencore. Ata ndikoheshin nga ndryshimet e shoqeruara me revolucionin industrial te tilla si mekanizimi dhe ndarja e punes.

Mekanizimi- efektiviteti i larte i mekanizimit te procesit te prodhimit, i stimuloi ekonomistet e pare te zbatonin parime shkencore dhe mekanike ne marrjen e vendimeve. Celesi i teorise shkencore eshte mbeshtetja ne racionalen. Racionalizimi ne marrjen e vendimeve nenkupton veprimin ne menyre konsistente.

Ndarja e punes- nenkupton ndarjen e detyres ne pjese perberese dhe kryerjen e tyre vec e vec. Ashtu si prodhimi, edhe marrja e vendimit u konceptua si nje proces qe mund te realizohej ne disa stade logjike.

Te dyja keto ndikime u reflektuan ne modelin racional apo sinoptik (modeli klasik) te marrjen se vendimeve.

Cfare eshte nje model? Nje model mund te perkufizohet si paraqitja e nje pjese te procesit, qe perfshin vetem ato elemente te cilat ndikojne ne objektivin e vendosur. Pra, nje model eshte nje proces i perdorur per te krijuar nje paraqitje te thjeshte te problemit.

Modelet klasifikohen ne:

Modele abstrakte - jane paraqitje te paorganizuara mire te realitetit. Ato nuk kane konfigurim fizik apo simbolik.

Modelet simbolike – te tilla si teorite, pohimet, aplikimet matematikore etj.

Modele ekzakte – kane disa karakteristika fizike, te cilat ngjajne me realitetin qe po studiojme (modelet e aeroplaneve)

Duke u bazuar ne shkallen e abstraksionit modelet i klasifikojme:

Modele mendore, jane nje paraqitje abstrakte e realitetit nepermjet perdorimit te imagjinates. (modeli abstrakt)

Modelet verbale, jane nje paraqitje me shkrim e modeleve mendore, p.sh poezia, novela, teorite e ndryshme, raportet e ndryshme. (modele simbolike)

Modele matematikore, jane modele simbolike te cilat bazohen ne relacionet matematikore. (modele simbolike)

Modele analoge, jane modele fizike qe i perafrohen realitetit duke u mbeshtetur ne disa funksione baze p.sh hartat apo kartat organizative. (modele fizike)

Modele ikonike, jane nje pasqyrim i perpikte i realitetit, zakonisht me te medhenj apo me te vegjel se objekti real, p.sh modelet e aeroplaneve, te ndertesave, pikturat apo fotografite etj. (modele fizike)

Ne varesi te mjedisit ne te cilin merren vendimet modelet i klasifikojme ne:

Modele percaktuese, perdoren per marjen e vendimeve ne kushte sigurie dhe kane si qellim optimizimin e objektivave ne kushtet e burimeve disponibel. Te gjitha parametrat e modelit njihen si konstante.

Modele te mundshme, perdoren per marrjen e vendimeve ne kushte risku dhe mbeshteten ne shperndarjen e mundesive. Per kete mblidhen te dhena dhe testohen shperndarjet e ndryshme te probabiliteteve, per te pare sesi mund te zbatohen ato ne nje situate te dhene. Keto modele perdoren per probleme qe perfshijne parametra te rastit.

8.7 Ndertimi i nje modeli ne marrjen e vendimeve

Ne pergjithesi, ndertimi i nje modeli kerkon:

Percaktimin e variablave

Percaktimin e marredhenieve midis variablave

Hartimin e ekuacioneve te kufizimit, te cilat sigurojne qe vetem alternativat e mundshme te merren ne shqyrtim.

Variablat i klasifikojme ne:

Variabla te varur

Shpeshhere quhen edhe variabla te kriterit ose variabla te objektivit. Vlera e variablit te varur bazohet ne vlerat e variablave te pavarur. P=50 x h, P=paga totale, 50=paga orare, h=numri i oreve te punuara.

Variabla te pavarur

Jane ata variabla qe nuk varen nga variabla te tjere te sistemit. Ndahen ne:

Variabla te vendimit (te kontrollueshem). Nqs te ardhurat nga paga qe na nevojiten jane 20.000 leke, sa ore ne dite duhet te punojme? Keshtu h eshte variabel vendimi.

Variabla ekzogjene (te pakontrollueshem). Keta variabla ndikojne ne rezultatin e problemit, por ne kemi pak kontroll mbi to. P.sh ne nje model prodhimi variabla te pakontrollueshem mund te jene kostoja e materialeve, burimet njerezore etj.

Parametra te rastit, jane konstante te dhena.