Menaxheri Funksional Kundrejt Menaxherit të Projekit

NA NDIQNI - SHPERNAJE NE PROFIL

   Menaxheri FunksionalKundrejt Menaxherit të Projekit

    1.      Për të kuptuar rolin e menaxherit të projektit do mundohemi ta dallojmë nga ai i menaxherit funksional i cili ngarkohet në një nga departamentet funksionale si marketing, shitjet, financa etj. Drejtuesit e këtyre departamenteve zakonisht janë specialist të fushave që ata drejtojnë. Këto menaxher orientohen në mënyrë analitike e i njohin detajet e një operacioni të tillë për të cilin janë përgjegjës. Nga pikëpamja administrative ato vendosin (janë përgjegjës)  për pikat si më poshtë: lexo me poshte....

o   Se si duhet bërë dicka,

o   Kush duhet ta bëjë atë dhe,

o   Cfarë burimesh do të duhen për ta realizuar atë.

Në të kundërt menaxheri prjojektit është një specialist i përgjithshëm më ekperience dhe me njohuri të gjëra. Ai mbikqyrë shumë fusha funksionale ku secila ka specialistët e saj. Ka aftësi për të koordinuar sëbashku shumë pjesë të punës për të krijuar një të re (për të formuar një projekt).

Pra, menaxheri i projektit është i kualifikuar për të bërë sintezën ndërsa menaxheri funksional është i kualifikuar në bërjen e analizës.

Menaxheri funksional përdor metodën analitike ndërsa ai i projekit përdor metodën e sistemeve (ndërton sisteme për të arritur rezultate).

Metoda analitike: zbërthen komponentët të sistemit në elemente më të vegjël.

Metoda e sistemeve i përmbahet idesë se për të kuptuar një komponent duhet të kuptojmë sistemin ku bënë pjesë komponenti. Pra, për të kuptuar sistemin duhet të kuptohet ambienti ku bën pjesë sistemi. Metoda e sistemeve është kryesore për menaxherin e projektit.

    2.      Menaxheri Funksional është një supervisor teknik direkt. Pra ka njohuritë bazë teknike që kërkohet për të mbikqyrur dhe këshilluar vartësitë për mënyrat më të mira të kryerjës së punës dhe për të zgjidhur problematikat e hasura.

Në të kundërt menaxheri projektit mund të ketë njohuri teknike të detajuara në një ose disa fusha specifike, por ai rrallëherë ka njohuri të thella përtej këtyre fushave. Ai nuk aplikon njohuritë e tij por thejsht koordinon punën nëpërmjet atyre që kanë njohuri të ndryshme. Tre pyetjet që adresohen për punën e menaxherit të projektit për punën e tij janë:

o   Cfarë duhet bërë,

o   Kur duhet bërë (që projekti të mos vonohet)

o   Si do të merren burimet që kërkohen për të bërë punën.

    3.      Menaxheri projektit është përgjegjës për organizimin, buxhetimin, drejtimin, planifikimin dhe kontrollin e projektit. Pra, menaxheri i projektit menaxhon projekitn ndërsa menaxherët funksionale mund të ndikojnë në zgjedhjen e teknologjisë që do të përdoret për projektin dhe të individëve të vecantë që do të bëjnë punën.

    B.   Detyrat dhe Rolet e Menaxherit të Projektit

Moria e gjërë e detyrave që një menaxher projekti ka përfshijnë cdo gjë nga supervizimi direkt tek influence indirekte, nga menaxhimi teknik tek kontrolli i njerëzve, nga zhvillimi i planeve të detajuara të projektit dhe buxhetit deri në gjykimin e grindjeve të anëtarëve të grupit të projektit dhe qëtësimin e stakeholders-ve për shqetësimet.

a.       Sigurimi i Burimeve të Projektit:mungesa e mbështetjes me burime mund të ndodhë për një serë arsyesh duke përfshirë:

                                                                                      i.      Përcaktimi jo i qartë i qëllimeve të projektit.

                                                                                    ii.      Projektit i mungon mbështetja e menaxhimit të lartë.

                                                                                  iii.      Kërkesat e projektit janë vlerësuar në nivelet e duhura.

                                                                                  iv.      Ndërrmarrja në të njejtën kohë e shumë projekteve gjë që thjesht bën të pamundur për tu financuar ato sic duhet.

Pra, menaxherët e projektit përdorin negociimin apo taktikat politike për të influencuar tek menaxhimi i lartë për të siguruar mbështetje shtesë. Ky negociim është tepët kritik për suksesin e projektit.

b.      Motivimi dhe ngritja e grupeve të projektit: Menaxheri ngrenë grupin e ekspertëve të ndryshëm funksionalë bashkërendit punën e tyre në grup. Ngritja e grupit dhe motivimi përbën një proces mjaft kompleks. Ky process duhet të jetë patjetër pjesë e formimit bazë të mënaxherit. Menaxherët e projekit duhet të dijnë që një element vital i përshkrimit të punës së tyrë është aftësia për të njohur talentin dhe për ta rekrutuar atë për grupin e projektit duke krijuar një grup projekti me njerëz qe bashkëveprojnë dhe ndërveprojnë me njëri tjetrin dhe për të aplikuar teknikat e motivimit kur është e nevojshme.

c.       Përballimi me pengesat: Një ndër karakteristika e projektit është unikaliteti dhe kjo karakteristikë do të thotë që menaxheri i projekit do të duhet të ndeshet dhe të kapërcejë një serë vështirësish. Sa më mirë të jetë punuar për planifikimin aq më

pak të mundshme janë krizat. Në këtë kuadër planifikimi duhet të konsiderojë edhe tërësinë e ndryshimeve që mund e që ndodhin në ambientin e projektit.

d.      Bërja e kompromiseve për qëllimet e projektit: 1) Kryesisht menaxheri i projektit bën kompromise ndërmjet qëllimeve të projektit, kostos, kohës dhe performancës. 2) Githashtu ai bën kompromise ndërmjet progresit dhe procesit ose ndërmjet funksioneve teknike dhe menaxheriale. Këto kompromise kërkohen nga nevoja për të ruajtur balancën ndërmjet qëllimeve të projektit, kohës, kostos dhe përformancës. 3) Nëse menaxheri i projekit drejton më shumë së një projekt ai duhet të bëjë kompromise ndërmjet një serë projektesh. 4) Përvec kompromiseve ndërmjet qëllimeve të projektit dhe kompromiseve ndërmjet projekteve, menaxheri i projektit duhet të përfshihet në bërjen e zgjedhjes që kërkon një balancim të qellimeve të projektit me qëllimet e firmës. 5) MP duhet të marr vendimet për kompromiset ndërmjet projekteve, firmës dhe qëllimeve të tij të karierës.

e.       Risku dhe frika nga dështimi: Mbanë një pamje të përgjithshme të balancuar, pozitive ndërmjet anëtarëve të grupit të projektit është. Po kështu balancon ndërtimin e buxheteve dhe axhendave me rezerva të mjaftueshme.

f.       Komunikimi:MP shumicën e kohës e shpenzon për komunikimin ne shumë grupe të interesuara për projektin. Drejtimi i projektit kërkon shpjegim konstant për projektin tek menaxhimi i lartë, departamentet funksionalë, klientëve, stakeholders-ve, si dhe një numër palësh të tjera të interesuara për projektin si dhe me vetë anëtarët e tij. Mënyra me të cilën menaxherët e projektit komunikojnë është nëpërmjet aftësisë së tyre për drejtimin e mbledhjeve apo takimeve.Takimet shërbejnë:

                                                                                      i.      Ato definojnë projektin dhe lojtarët kryesorë të grupit.

                                                                                    ii.      Ato japin një mundësi për të rishikuar, azhornuar dhe shtuar të gjithë njohuritë e pjesëmarrësve, duke përfshirë fakte, përceptime, eksperienca, gjykime apo informacion tjetër për projektin.

                                                                                  iii.      Ato ndihmojnë anëtarët e grupit të projektit për të kuptuar se si përpjekjet e tyre individuale përshtaten me të përgithshmen e projekit si dhe mund të kontribuojë secili në suksesin e projektit.

                                                                                  iv.      Ato ndihmojnë që gjithë aksionerët të risin angazhimet e tyre për projekitn nëpërmjet pjesëmarrjes në procesin e menaxhimit.

                                                                                    v.      Japin një mundësi kolektive për të diskutuar për projektin dhe për të vendosur për caktimet e detyrave individuale.

                                                                                  vi.      Japin një mbështetje për rolin e menaxherit të projektit në menaxhimin e projektit.

Karakteristikat e menaxherit efektiv: 1) udhëheq me shembull, 2) Visionarë, 3) Kompetent teknik, 4) I vendosur, 5) komunikues I mire, 6) motivues I mirë, 7) këmbëngul tek menaxhimi I lartë për mbarëvajtjen e projektit kur është e nevojshme, 8) mbështet anëtarët e projektit, 9) Inkurajon idetë e reja.

       C.   Përgjegjësitë e Menaxherit të Projektit

Menaxheri i projektit ka përgjegjësinë kryesore në sigurimin e lidershipit në planifikimin, organizimin dhe kontrollin e punës për të plotësuar objektivin e projektit. MP koordinon aktivitetet e anëtareve të ndryshëm të grupit për të siguruar që ata po kryejnë detyrat në kohë.

·        Planifikimi: MP përcakton qartë objektivin e projektit. Më pas e komunikon këtë grupit të projektit. MP udhëheq zhvillimin e planit për të arritur objektivin e projektit. MP shqyrton planin me klientin për të siguruar aprovimin dhe me pas ndërton sistemin e informacionit të menaxhimit për të krahasuar progresin aktual me atë të planifikuar.

·        Organizimi:1) MP vendos se cilat detyra duhet të realizohen brënda për brënda dhe cilat duhet të bëhen nga nënkontraktorët apo konsulentët. 2) MP cakton përgjegjësitë dhe i delegon autoritetin individeve apo nënkontraktoreve të vecantë për punë të ndryshme duke rënë dakort për përgjegjësitë që ata do të kenë në përmbushjen e detyrave të tyre brenda buxhetit dhe axhendës së caktuar. 3) Krijon ambientin në të cilin individët motivohen së tepërmi për të punuar sëbashku si grup pune/projekti.

·         Kontrolli: MP zbaton sistemin e caktuar të informacionit të menaxhimit të projektit për te ndjekur progresin aktual dhe për ta krahasuar atë me progresin e planifikuar. Ky sistem monitoron progresin e planifikuar e detyrave të caktuara dhe rregullisht siguron të dhëna për progresin, axhendën dhe koston. Këto të dhëna analizohen në takimet e regullta mbi analizën e projektit.

    D.   Zgjedhja e menaxherit të Projektit

Zgjedhja është vendim shumë i rëndësishëm që lidhet me suksesin e projektit. Kjo pjesë venë në dukje disa nga aftësitë që MP duhet të zotëroj

Lista e atributeve, aftësive dhe cilësive që duhet të mbahen parasysh për zgjedhjen e një MP:

·         Përvojë shumë e mirë teknike

·         Pjekuria individuale

·         Dikush që shtë në dispozicion

·         Dikush që ka raporte të mira me nivelin e lartë ekzekutiv

·         Një person që mund ta mbajë grupin e projektit të lumtur

·         Një person i cili ka punuar në disa departamente të ndryshme.

Kredibiliteti: 

1) Kredibiliteti teknik. MP duhet te kuptohet nga klienti, menaxhimi i lartë, nga departamentet funksionale dhe nga grupi i projektit si një zotërues i njohurive teknike të mjaftueshme për të drejtuar projektin. Mjaft e thjeshtë, MP duhet të ketë një njohje të pranueshme të teknologjisë bazë me të cilën lidhet projekti. MP duhet të jetë në gjëndje të degjojë e të kuptojë problemet e grupit të projektit për ti zgjidhur ato. 

2) Duhet të jetë kredibël në këndvështrimin adminidtrativ. Një pre përgjegjësive të MP është ndaj klientit dhe menaxhimit të lartë për të mbajtur projektin sipas axhendës, kohës dhe brënda kostos dhe për të siguruar që raportet e projektit janë të sakta dhe në kohë. Përgjegjësi tjetër është ndaj grupit të projektit për të siguruar që materialet, mjetet dhe njerëzit janë në dispozicion kur ato nevojiten.

Sensitiviteti: MP e sukseshëm nuk shmangin konfliktet por duhet ti kuptojnë që në fillim, të konfrontohen dhe ti paraprinë atyre perpara se ai të përshkallëzohet në konflikt. MP duhet të mbajë anëtarët e grupit të ftohtë(qetë) gjë që nuk është e thjeshtë. Ai duhet ti bindë njerëzit për të kooperuar pavaresisht nga ndjenjat personale duke vendosur menjanë deshirat dhe pakënaqësitë personale dhe të fokusohet në arritjen e qëllimeve të projektit.

Lidershipi dhe stili i menaxhimit: Lideri është ai që u tregon individeve apo grupeve të tjera drejtimin në të cilin duhet ecur.

      E.   Aftësitë e Menaxherit të Projektit

Menaxheret efektiv të projektit duhet të kenë:

·         Aftësi të një lidërshipi të fortë,

·         Aftësi për të zhvilluar njerëzit,

·         Aftësi komunikimi të shkëlqyeshme,

·         Aftësi të mira ndërpersonale

·         Aftësi për të përballuar stresin

·         Aftësi për zgjidhjen e problemeve

·         Aftësi të menaxhimit të kohës.

Aftësi të lidërshipit: 1) Lidërshipi i bënë gjërat nëpërmjet të tjerëve. Në rastin e projekti MP arrin rezultatet nëpërmjet grupit të projektit. Lidërshipi i MP inkurajon njerëzit për të punuar në grup për zbatimin e planit dhe për të arritur abojektivat. MP i jep grupit vision të qartë për rezultatet dhe përfitimet e projektit. 2) MP drejton projekitn me stilin pjesëmarrës dhe konsultues të lidërshipit. MP përcakton parametrat dhe udhëzimet se cfare duhet bërë por pa ndërhyrë në kompetencat e secilit anëtarë. 3) Lidershipi per MP kërkon përfshirjen dhe dhënjën e autoritetit grupit të pojektit ose ndyshe të delegoj detyrat dhe përgjegjësinë në cdo anëtarë. Anëtarët e grupit duhet të marrin përgjegjësinë:

·         Për të planifikuar punen e tyre

·         Për të vendosur se si të kryejnë detyrat e tyre

·         Për të kontrolluar progresin e punës së tyre dhe

·         Për të zgjidhur problemet që mund të pengojnë progresin.

MP di cfarë motivon anëtarët e grupit dhe krijon një ambient mbështetës në të cilin individët të punojnë si pjesë e grupit me performancë të lartë. MP krijon një ambient që inkurajon pjesëmarrjen dhe përfshirjen e të gjithëve. Teknikat për këtë përfshijnë:

·         Takime për projektin

·         Diskutime me anëtarët.

·         Kërkimin e ideve nga anetarët gjatë diskutimeve.

MP motivon anëtarët duke vlerësuar punën e tyre dhe duke qenë mirenjohës për punën e kryer.

MP i jep tonin grupit duke krujuar një ambient të besueshëm dhe duke bërë parashikime të qartë. Për të arritur atmosferen e besimit MP duhet te largohet nga fjalet dhe te ndjek angazhimet e tij lidhur me projektin duke u bërë shëmbull për të tjerët. Lidershipi kërkon që MP duhet të motivohet së tepërmi dhe të jetë shëmbull pozitiv për grupin e projektit pra të praktikojë atë që predikon. MP mban qendrim pozitiv pa komente negative.

Aftësi për të zhvilluar të tjerët: MP ka angazhim të trajnoj dhe zhvilloj njerëzit që punojnë në projekt. MP përdor projektin si një mundësi për të rritur përvojën e cdo përsoni në mënyrë që të gjithë anëtarët e grupit të jënë më shumë kompetent në fund të projektit. Një MP i aftë siguron mundësi për të mësuar dhe zhvilluar duke inkurajuar individët që të pranojnë inisiativa, të ndërmarrin risqe dhe të marrin vendime. MP i pranon gabiment të cilat janë pjesë e të mësuarit dhe të rritjes së përvojës.

Aftësitë e komunikimit:MP nevojiten të komunikojnë në mënyrë të rregullt me grupin e projektit, me cdo nenkontraktor, me klientin dhe me menaxhimin e lartë të kompanisë. Komunikimi është kritik për:

·         Të vazhduar projektin

·         Të identifikuar problemet e mundshme

·         Të ofruar sugjerime për përmirësimin e performancës së projektit

·         Të mbajtur në krah një klient të kënaqur

·         Të shmangur surprizat.

Aftësitë ndërpersonale: Aftësi të tilla varen nga aftësitë e mira të komunikimit me gojë apo me shkrim. MP ndërton lidhje me cdo person të grupit të projektit. Duhen shfrytëzuar situata të ndryshme si drekat, udhëtimet që MP të njohë njerëzit e ndryshëm të grupit të projektit, duke kuptuar cfarë i motivon ato, si mendojnë ato, si do të shkojnë gjerat, cfarë shqëtësimesh ato kanë dhe si ndjehen. MP i duhen aftësi të mira ndërpersonale që të përpiqet që të influencoj dhe të ketë ndikim tëk të tjerët. Gjatë gjithë kohës së projektit MP duhet t’ja mbushë mendjen dhe të negocioj me klientin, me grupin e projektit dhe me menaxhimin e lartë të kompanisë. Këto aftësi duhen dhe për të zgjidhur konlikte nëpërmjet anëtareve të grupit.

          F.    Delegimi

Ø  Delegimi dorëzon autoritetitin grupit të projektit për të arritur objektivin e projektit dhe për të rritur autoritetin e cdo anëtari të grupit për të arritur rezultatet e parashikuara në fushën e tij të përgjegjësisë. Delegimi nënkupton me tepër se sa dorëzimin e autoritetit për të kryer detyrat e caktuara. Delegimi perfshin:

·         Dhenien e përgjegjësisë anetarëve të grupit për të përmbushur objektivin e projektit.

·         Dorëzimin e autoritetit për të marr vendimet dhe për të ndërmarrë veprimet për arritjen e rezultateve të parashikuara.

·         Përgjegjëshmërine për arritjen e atyre rezultateve.

Ø  Delegimi është detyrim për një MP dhe është pjesë e përgjegjësisë së tij për organizimin e projektit. MP me delegimin nuk kalon përgjegjësinë tek tjetri por e mban deri në fund për arritjen e rezultateve. MP që kupton dhe praktikon delegimin siguron performance efektive për grupin e projektit duke krijuar kushtet për bashkëpunim në grup.

Ø  Delegimi kërkon aftësi komunikimi të mira. MP ka përgjegjësinë për të dhënë një shpjegim të qartë të asaj që parashikohet të arihet tek anëtarët e grupit dhe këto të fundit duhet ta realizojnë atë punë që i është deleguar. MP përcakton përmbajtjen e cdo pune specifike dhe rezultatin e deshiruar që kërkohet të arrihet për atë punë.  MP nuk duhet ti thotë atyre sit ë bëjnë punën por ti lerë hapësire që të jenë krijuës. Për të përmbushur me sukses punën e tyre anetarëve të grupit i duhet dhënë burimet dhe autoritetin për të ushtruar kontrillin mbi punën.

Ø  Gjithashtu delegimi përfshin zgjedhjen e anëtarëve të grupit që janë më të kualifikuar për të kryer cdo detyre dhe më pas dorëzimi i autoritetit për ta bërë atë. Duke bërë ketë zgjedhje MP duhet të njohë aftësitë, kapacitetin dhe kufizimet e cdo anëtari të grupit. Pra kur menaxheri i projektit do të delegojë një detyrë ai konsideron jo vetem aftësitë aktuale të personit por gjithashtu dhe potencialin e personit.

Ø  Delegimi kërkon që menaxheri i projektit të ketë besim tek cdo anëtar i grupit të projektit.

Ø  Cfarë duhet bërë për te kapërcyer barrierat e zakonshme për një delegim të sukseshëm:?

§  Menaxheri i projektit ka interesin personal që punën ose gjërat mund t’I bëje më mirë ose më shpejt vetë. Në këtë rast ai duhet ta detyroj vehten për të patur besim tek të tjerët. MP duhet të kuptoj që njerëzit e tjerë mund të mos I bëjnë gjërat ekzaktësisht sipas mënyrës që ai do t’I bënte.

§  MP i mungon besimi në aftësinë e të tjerëve për të bërë punën. Sipas këtij rasti MP duhet të jetë i sigurtë që ai njeh aftësitë,

potencialin dhe kufizimet e cdo anëtari të grupit të projektit në mënyrë që ai të mund të zgjedhë personin më të përshatshëm për cdo detyrë.

§  Menaxheri i projektit ka frikë se ai mund humbasë kontrollin e punës dhe nuk do të dijë se cfarë do të ndodhë. Në këtë rast ai duhet të ngrejë një sistem monitorimi dhe vlerësimi të rregullt të progresit kundrejt rezultateve të parashikuara.

§  Anëtarët e grupit frikësohen ndaj kritikave për gabimet ose atyre u mungon besimi në vetvehte. Në këtë rast, MP duhet të tregojë besim ndaj cdo individi, të ofrojë inkurajimin dhe të kuptojë që gabimet janë mundësi për të mësuar më teper dhe jo raste për kritika.

      G.  Menaxhimi i Ndyshimit.

Gjatë procesit të kohëzgjatjes së projektit është e sigurt që do të ndodhë ndyshimi. Ndryshimet mund të:

Ø  Iniciohen nga klienti.

Ø  Iniciohen nga grupi i projektit

Ø  Shkaktohen nga ndodhja e paparashikuar gjatë performancës së projektit

Ø  Kërkohen nga përdoruesit e rezultateve te projektit.

Është e rëndësishme për MP të menaxhoj dhe te kontrolloj ndyshimet për të minimizuar cdo ndikim negative në përmbushjen me sukses të objektivit të projektit. Ndikimi i ndryshimit në përmbushjen e objektivit të projektit do të varët nga fakti se kur identifikohet ndyshimi gjatë zbatimit të projektit.

        H.  Profesionalizmi për Menaxhimin e Projektit

Ekzistojnë një sërë cështjesh të rëndësishme që ilustrojnë rritjen e profesinalizmit të disiplinës së menaxhimit të projektit. Këto janë:

1.      Gjithnjë e më shumë organizata punojnë me projekte. Projektet janë kthyer si mjete kryesore në përmbushjen e qellimeve të tyre. Si pasojë më rritjen e njohjes së rëndësisë së përdorimit të teknikave të menaxhimit të projektit po rritet nevoja për të marrë trajnuar dhe mbajtur një bërthamë profesionistësh të mënaxhimit të projektit.

2.      Një ndër aspektet e profesionalizmit është që të kuptohet që profesionistët e menaxhimit të projektit nuk përbëjnë një tipar ad hoc (një zgjidhje e shpejte) të organizatës por janë burim kritik që duhet zhvilluar dhe mbajtur. Kështu është e rëndësishme që të mbështeten këto individë si një burim që kërkon trajnimin të vazhdueshëm dhe zhvillimin e aftësive.

3.      Profesionalizmi për menaxhimin e projektit njeh nevojën për të krijuar një rrugë të qartë kariere për ata që shërbejnë si menaxher projekti dhe mbështetin personelin. Pra personeli i menaxhimit të projektit e shikon punën e projektit si një emërim permanent kariere, duke kaluar nga një projekt tek tjetri por gjithmonë të dedikuar për këtë rrugë karriere.

Hapat praktike që ndërmerr organizata për të filluar zhvillimin e një bërthame profesionistësh për menaxhimin e projektit.

Ø  Fillimi i përshtatjes së vecorive personale me punën e projektit. Për shëmbull, njerëzit me një kapacitet më të madh për të punuar në një vënd pune dinamik dhe jot ë strukturuar i përshtaten më mirë punës së projektit se sa atyre punëve që kërkojnë rregulla foramle dhe të sktrukturuara.

Ø  Formalizimi i angazhimit të organizatës për punën me projekt me program trajnimi.Një sërë elementesh janë të nevojshme që trajnimi të jetë efektivë. 1) Një skanim i gjërë i kompanisë duhet të bëhet për të përcaktuar se cfarë aftësish kritike janë të nevojshme për drejtimin e projekteve. 2) Skanimi (vleresimi) duhet të përcaktojë shkallën në të cilën anëtarët e organizatës I zoterojnë këto aftësi. 3) Sjellja e trajnimit të menaxhimit të projektit sipas nevojave për menaxhimin e projektit.

Ø  Ndërtimi i një sistemi shpërblimi për menaxhimin e projektit që ta diferencojë atë nga skedulet normal të shpërblimit funksional.

Literatura

Menaxhimi i Projektit”, Tirane, Suzana Panariti (2010)

Project Management. A Strategic Planning Approach” Palgrave, Macmillan, Neë York, Paul D.Gardiner (2005)

NA NDIQNI - SHPERNAJE NE PROFIL

Tweet Follow @DIONISXHANI

Organizata, Menaxhimi, Projekti dhe Manaxhimi i Projektit - Menaxhim

Hyrja ne menaxhimin eprojektit

A.      O                    Organizata, Menaxhimi,Projekti dhe Manaxhimi i Projektit

 1.  Organizata eshte nje rregullim/azhornim sistematik i njerezve per permbushjen e disa qellimeve specifike.
 Disa shembuj organizatash jane:
• Kollegjet dhe Univeristetet .
• Kishat dhe Xhamiat

 • Agjensite Publike
 • CF Tirana
Te gjitha organizatat kane karakteristika te perbashketa si:
 • Fusha te vecanta, zhvillojne synime dhe objektiva per te permbushur qellimet.
• Organizate perbehen nga njerez.
• Te gjitha organizatat zhvillojne struktura sistematike qe percaktojne limitet dhe sjelljet e anetareve te saj.
 Prandaj te gjitha organizat i referohen nje entiteti i cili ka qellime specifike, perfshine njerez dhe kane nje strukture sistematike. Organizatat permbushin objektivat e tyre nepermjet menaxhimit dhe menaxhimit te projekteve.
 II. Cfare eshte Menaxhmi.
 Menaxhimi eshte koordidnimi i punes se njerezve per te permbushur qellimet dhe objektivat, duke perdorur ne menyre efikase dhe efektive burimet ne dispozicion. Menaxhimi perfshin planifikimin, organizimin, perzgjedhjen e personelit, drejtimin dhe kontrollin e nje organizate per te permbushur qellimet. Efikasiteti I referohet te marresh me shume rendiment me minimumin e inputeve te futura ne system. Pra ndryshe mund te themi qe efikasiteti eshte te besh gjerat sic duhen. (Doing things right). Efektiviteti i referohet te besh gjerat e duhura. (Doing the right things)
 III. Cfare eshte projekti
 Per te shpjeguar menaxhmin e projektit eshte e rendesishme te kuptojme edhe konceptin e projektit. Projektet jane te dallueshme nga proceset e organizates . Procesi i referohet aktiviteteve te vazhdueshme qe kryehen nga dita ne dite per permbushjen e prodhimit te madhrave dhe dhenien e sherbimeve. Ndersa projektet per shumicen e organizatave jane unike dhe te dallueshme nga menyra e kryerjes se punes rutine te perditshme.
 a. Projekti eshte nje sipermarrje unike me nje afat fillimi dhe perfundimi qe ndermerret per te permbushur qellimet e percaktuara brenda parametrave te kostos, skedulit(axhenda) dhe cilesise.
 b. Projekti eshte nje perpjekje e perkoheshme qe ndermerret per te krijuar nje produkt ose sherbim unik.
c. Projektet perfshine ndermarrjen e nje sere aktivitetesh te nderlidhura dhe te koordinuara, qe orientohen drejt arritjes se qellimit qe kane nje kohezgjatje te percaktuar dhe qe jane pothuasje te gjitha unike (te vecanta) deri ne nje fare shkalle.

Projektet:
• Kane objektiva specifike
• Kane afat fillimi dhe perfundimi te percaktuara.
 • Kane limite ne financim.
• Konsumojne burime njerezore dhe jo njererezore (para,njerez, pajisje).
ane shume funksionale.
 Projektet jane procese komplekse pasi zakonisht ato kerkojne koordinimin e nje teresie inputesh te organizates. Anetaret e grupit te projektit mund te jene prej departamenteve te ndyshme apo mund ti perkasin nje fushe funksionale. Meqenese projekti ka si qellim permbushjen e qellimit te percaktuar ai eshte i perkohshem, pra do te ekzistoj deri ne momentin qe ky qellim do te permbushet.
 Projektet kufizohen nga buxheti, skeduli (axhenda) dhe burimet. Puna per projektin kerkon qe te punohet me burime financiare dhe njerezore te limituara per nje periudhe kohe te specifikuar. Sapo puna perfundohet anetaret e projektit shperndahen. Pra, projektet perbejne keshtu aktivitete me burime te kushtezuara.
Projektet ndermerren per te plotesuar nje qellim apo disa te tilla te percaktuara qarte. Qellimet apo rezultatet qe kerkohen te arrihen percaktojne natyren e projektit dhe te grupit te tij. (psh ndertimi i nje ure, prodhimi i nje proukti te rri).
Ne cdo rast qellimi duhet te jete i percaktuar specifikisht dhe projekti duhet te organizohet per te arritur kete qellim specifik.
 Projektet shoqerohen nga pasiguria. Per shkak se projekti eshte unik ne disa raste eshte e veshtire te percaktohen qarte objektivat, kohezgjatja dhe kosto e projketit per te permbushur qellimet e veta. 
Projektet jane te fokusuara tek klienti. Projektet paraqesin nje lloj te vecante sipermarrje per cdo organizate dhe kakrakterizohen:
 i. Nga perpjekjet e perkohshme me nje cikel te qarte jete. Nisin kur nevojiten, operojne per nje periudhe te specifikuar kohe dhe jane te perkoheshem.
 ii. Nga elementet perberes per projektimin dhe ekzekutimin e strategjive te organizates. Jane mjetet kryesore per realizimin e qellimeve te organizates.
iii. Nga mundesimi i futjes e produkteve dhe sherbimeve te reja dhe te permiresuara. Pra projektet jane menyra per te sjelle risi ne organizata.
iv. Nga ofrimi i filozofise dhe strategjise per menaxhimin e ndryshimit.
 v. Nga bashkepunimi nderfunksional. Nje projekt qe synon futjen e nje produkti te ri mund te kerkoj punen e kombinuar te inxhinierve, ekonomisteve, specialisteve te marketingut dhe te projektuesve. vi. Nga funksionet tradicionale te menaxhimit si ai i planifikimit, organizimit, motivimit, drejtimit e kontrollit aplikohen te cilat aplikohen gjate zbatimit.
 vii. Rezultatet kryesore te projektit lidhen me permbushjen e projektit lidhen me permbushjen e kerkesave te klientit brenda kushtezimeve teknike, te kostos dhe te skedulit. viii. Projektet perfundojne me kompletimin e suskseshem te objektiva te performances ose me shpejt ne ciklin e tyre te jetes nese rezultatet nuk premtojne per nje avantazh strategjik.
 IV. TRE KUSHTEZIMET E PROJEKTIT
 Cdo projekt kushtezohet ne menyra te ndryshme nga qellimi koha dhe kosto. Per te arritur nje projekt te sukseshem menaxheri i projektit duhet ti marr ne konsiderate keto tre kushte duke i balancuar keto 3 qellime shpesh konkuruese.
 1. Qellimi: Cfare pune duhet bere si pjese e projektit? Cfare produkti apo sherbimi unik pret sposnsori i projektit nga ky projekt.
 2. Koha: Sa kohe duhet per te perfunduar projektin? Cili eshte skeduli (axhenda) I projektit?
 3. Kosto: Sa do kushtoj perfundimi i projektit. Menaxheret e projektit duhet te dine cili aspekt apo aspekte te ketyre tre kushtezimeve jane me te rendesishme. Pervec ketyre 3 kushtezimeve qe jane element baze te projektit elemente te tjere mundet gjithashtu te luajne nje role te rendesishem. Cilesia eshte faktor kryesor tek projektet. Kjo perben nje kushtezim ekstra qe sot gjithenje e me teper shume kompani kerkojne qe te perfshihet ne 3 kushtezimet e mesiperme.
V. Cfare eshte Menaxhimi I Projektit Menaxhimi i projektit eshte aplikimi i njohurive, aftesive, mjeteve dhe teknikave per aktivitet e projektit per te permbushur kerkesat e projektit. Menaxharet e projektit jo vetem duhet te permbushin qellimin, kohen, koston dhe cilesine e projekteve por gjithashtu duhet te mbeshtesin te gjithe procesin per te permbushur nevojat dhe parashikimet e njerezve qe perfshihen dhe parashikohen nga projekti.
 Elementet kryesor te menaxhimit te projektit jane:
 o Stakeholders perfshire ne projekt.
o Fushat ktyesore te njohurive per menaxhimin e projektit.
o Mjetet dhe teknikat e menaxhimit te projktit
o Suksesi I projektit.
Stakeholders e projektit Keto jane njerez qe perfshihen apo ndikohen nga projekti sikurse mund te jene. Sponsori projektit, grupi i projektit, stafi mbeshtetes, klientet, perdoruesit, furnitoret apo edhe oponentet e projketit. Fushat ktyesore te njohurive per menaxhimin e projektit. Fushat peshkruajne kompetencat kryesore qe duhet te zhvillojne menaxheret e projektit. Disa prej ketyre fushave jane kryesore per menaxhimin e projektit si menaxhmi I qellimit, kohes, kostos dhe cilesise meqene se ato cojne ne arritjen e objektiva specifike te projektit.
 Menaxhimi i qellimit te proketit perfshine punen me gjithe stakeholders e duhur per te percaktuar dhe per te arritur nenshkrimin e marreveshjes si dhe per te menaxhaur te gjithe punen qe kerkohet per te prfunduar me suskes projektin.
 Menaxhimi i kohes projektit perfshine vleresimin se sa kohe do te nevojitet per te perfunduar punen nepermjet ndertimit te nje skeduli te pranueshem te projektit me kosto efektive nga perdorimi I burimeve ne dispozicion duke siguruar perfundimin ne kohe te projektit.
 Menaxhimi i kostos se projektit konsiston ne pergatitjen dhe menaxhimin e buxhetit te projektit. 
Menaxhimi i cilesise se projektit siguron qe projekti do te kenaqe nevojat e percaktuara per te cilat ndermerret. Funksione te tjera ndihmese qe ndihmojne menaxhimin e projektit jane: Menaxhimi i burimeve njerezore per projektin qe lidhet me perdorimin efektiv te njerezve qe perfshihen ne projekt. Menaxhimi i Riskut qe perfshine identifikimin analizen dhe reagimin ndaj risqeve qe lidhen me projektin. Menaxhimi i prokurimit te projektit qe perfshine blerjen e mallrave dhe sherbimeve qe i nevojiten projektit nga burime te jashme te organizates.   Mjetet dhe Teknikat e Menaxhimit te Projektit Mjetet dhe teknikat e menaxhimit te projektit ndihmojne menaxheret e projektit dhe grupet e tyre per te kryer punen ne te gjitha funksionet qe perfshine menaxhimi I projektit. Fushat e Njohurive Mjetet dhe Teknikat Menaxhimi i kohes Grafiket Gantt, diagramat rrjete te projektit, analiza e rruges kritike, shpejtimi i projektit, vleresimi dhe matja e performances se skedulit. Menaxhimi I kostos Vlera neto prezente, analiza e afatit te shlyerjes, menaxhimi i vleres se arritur, menaxhimi i portoflit te projektit, vleresimi i kostos, plani i menaxhimit te kostos. Menaxhimi i burimeve njerezore Teknikat e motivimit, matrica e caktimit te pergjegjesive, strukturat e organizimit te projektit, diagramat e burimeve, ngritja e grupit te projektit. Menaxhimi i Riskut Planet e menaxhimit te riskut, te regjistrimit dhe te renditjes te riskut. Menaxhimi I Prokurimit Analiza per marrjen e vendimit me ble-apo prodhuar, kontratat, zgjedhja e burimit per blerje, vleresimi I furniorit. Suksesi i projektit faktoret qe ndikojne
 Misioni dhe qellimet e Projektit. Njohja e mire qellimeve dhe matesve te performances qe perdoren ne vleresim eshte mjaft e rendesishme per nje koordinim te mire te perpjekjeve. Misioni i pergithshem dueht te percaktohet dhe tu shpjegohet anetareve te grupit te punes, kontraktoreve dhe pjesemarresve te tjere.
 Mbeshtetja e menaxhimit te larte: Perfshirja e vashdueshme e menaxhimit te larte gjate gjithe ciklit te jetes se projektit rrite njohjen dhe kuptimin e misionit dhe te rendesise.Komunikimi solid nepermjet menaxherit te projektit dhe menaxhimit te larte eshte nje katalizator qe projekti te jete i sukseshem.
 Planifikimi projektit: Shnderimi i misionit qellimeve dhe matesve te performances se projektit ne nje plan te mundshem eshte lidhja ndermejt fazes se projektimit te konceptit dhe fazes se prodhimit. Nje plan i detajuar qe perfshine te gjitha aspektet e projektit teknik, financiar, organizative, skedulimit, kominikimit dhe kontrollit eshte baza e zbatimit. Pra planifikimi eshte nje process dinamik dhe i vazhdueshem qe lidh ndryshimet e qellimeve dhe performances me rezultatet finale.
 Konsultimi me klientin: Konsultime me klientin per te pasqyruar qarte deklaraten e misionit. Deklarata e misionit qe pasqyron me kujdes nevojat e klientit ne fazen e projektimit te konceptit eshte e vlefshme per te moniturar progresin dhe rezultatet ne fazat e planifikimit dhe zbatimit.
 Problemet e personelit: Nese lidhjet e anetarave te grupit te projektit, ndermjet anetrave te grupit dhe klientit ose ndermejt aneterave te grupit dhe personelit tjeter ne organizate jane te dobeta dhe problemet jane te shpeshta atehere suksesi i projektit eshte i dyshimte.
 Problemet Teknike.
 Pranimi nga klienti: Konsultimi i vazhdueshem me klientin gjate gjithe ciklit te jetes rrite propabilitetin e suksesit ne lidhje me pranimin nga perdoruesi.
 Kontrolli dhe monitorimi i projekti: Rrjedhja e vazhdueshme e inofrmacionit ne lidhje me progresin aktual eshte nje mekanizem qe lejon menaxherin e projektit te ndeshet me pasigurine. Duke e krahasuar progresin aktual me planet aktuale menaxheri i projektit mund te identifikoj devijimet, ti parapri problemeve dhe te inicioj veprime korrigjuese.
 Komunikimi: Komunikimi i mire presupozon nje shkembim te vazhdueshem informacioni.
 Perballimi i shqetesimeve: Sistemi i kontrollit dhe monitorimit projektohet per te identifikuar fushat problematike dhe nese eshte e mundshme per te ndjekur burimin e tyre ne organizate.

 B. CIKLI I JETES SE PROJEKTIT
 Cikli i jetes se projektit kalon ne disa faza zhvillilmi dhe eshte i rendesishem pasi demonstron llogjiken e drejtimit te projektit. Ai na ndihmon per zhvilliimin e planeve per, zbatimin e projektit, per te marre vendimin se kur do te nevojiten burimet per projektin, si te vleresohet progresi i projektit etj. Fazat nepermjet te cilat kalon projekti jane 5 Faza e konceptimit: Qellimet, kerkesat, fizibilitetin, dhe baseline (pike referimi per krahasim). Klienti fillon me identifikimin e nevojes ose te mangesise se konstatuar tek operacionet ekzistuese dhe berjen e kerkeses per propozim ku dhe behet koncpetimi i projektit. Zgjedhja e projekteve bazohet ne nje varietet qellimesh dhe matesish te performances duke perfshire koston e parashikuar perfitimin, riskun dhe mundesine e vazhdmsise. Menjehere sapo projekti zgjidhet dhe projektimi i concpetit aprovohet fillon puna per fazen e dyte, Faza e zhvillimit te avancuar: Kjo faze permbledh planin, buxhetin, skedulin, baseline (piken e referimit per te krahasuar) dhe propozimin e projekti.
1) Krijimi i struktures se organizimit te projekti lidhur me avantazhet dhe disavantazhet te cdo forme te mundshme te organizimit.
 2) Vleresimi i kostos. Kjo kosto duhet te zberthehet ne kosto implementimi.
 3) Mbasi percaktohet kosto totale e projektit do te duhet te behet analiza kosto-perfitim. Faza e projektit te detajuar. Kjo faze perfshine percaktimin e pergjegjesive, grupin e punes, strukturat e organizimit, plani i detajuar, propozimi the takimi per te prezantuar projektin. Faza e prodhimit: Ne kete faze perfshihen ekzekutimet e planeve. Ne kete nivel fokusi eshte ne performancen aktuale mbi ndryshimet te planeve origjinale. Modifikimet mund te marrin forma te ndryshme. Me te mundshme per tu rregulluar jane qellimi i punes, skeduli dhe buxheti sikurse mund te diktoj situata. Gjate gjithe kesaj faze detyra e menaxhimit eshte te caktoj punen paleve pjesemarrese dhe te monitoroj progresin aktual dhe ta krahasoj ate me planet baze. Nje vemendje ne menaxhim duhet ti kushtohet mbeshtetjes logjistike. Pergatitja e mbeshtetjes logjistike perfshine dokumentimin, trajnimin e personelit, mirembajtje. Faza e perfundimit: Perfundimi ndodh kur projekti kompletohet dhe i transferoeht klientit. Mbyllja, dokumentimi, sugjerimi i permiresimeve, ricaktimi dhe shperndarja e grupit. Mesimet dhe eksperienca aktuale sherbejme si baze per te permiresuar praktiken. Po qe se nuk mesohet nga gabimet atehere eshte e mundshme qe te perseriten duke e bere detyren e permiresimit te vazhdueshem nje ushtrim te perhershem.
 C. KLASIFIKIMI I PROJEKTEVE
 Projektet klasifikohen sipas nje teresie te detajuar variablash qe jae: sipas karakteristikave te projektit, sipas industrise dhe sipas permases. Sipas karakteristikave te projektit Disa nga karakteristikat qe bejne klasifikimin e projekteve jane: Risku-Nivelet e percaktura te riskur (I larte-mesatar-I ulet) Vlera e biznesit-Nivelet e percaktura (I larte-mesatar-I ulet) Kohezgjatja-percaktimi i nje sere kategorish Kompleksiti (I larte-mesatar-I ulet) Teknologjia e perdorur Numri i departamneteve qe ndikohen. Kosto Klasifikimi sipas industrise Kjo forme klasifimi eshte e vlefshme per ato projekte te industrive te ndryshme qe spesh kane kerkesa unike. Klasifikimi sipas permases Projektet e madha kerkojne nje planifikim dhe kontroll me te detajuar. D. MENAXHIMI I PROJEKTTIT KUNDREJT MENAXHIMIT TE PERGJITHSHEM APO ATI FUNKSIONAL
 Cdo projekt eshte unik. Menaxheret projekt duhet te jene creative dhe fleksibele dhe te kene aftesine per t’ju pershtatur ndryshimeve me shpejtesi. Per menaxherin e projektit pothuajse cdo gje perben nje perjashtim. Kurse per menaxheret funksional kryejne ne menyre te vazhdueshme pune me shume pak ose aspak ndryshim.
 Suksesi i projekti varet ne menyre absolute nga planifikimi i detajuar. Plani i projektit perben burimin e menjehershem per buxhetin, skedulin, kontrollin, dhe vleresimin e projektit.
 Buxheti dhe skedulet e projektit ndertohen ne menyre krejt te ndryshme nga buxheti dhe skeduli i aktiviteteve te zakonshme qe kryhen ne menyre te vazhdueshme. Buxheti i projektit nxiret direkt nga plani i projektit dhe llogaritet per cdo projekt ndryshe. Ne menyre te ngjashme ndertohet dhe skeduli i projektit. Kurse buxhetet te aktiviteteve te zakonshme perbejne modifikime te buxheteve te tremujorit apo vitit te meparshem te te njejtit aktivitet.
 Permbushja e projekteve arrihet ne nje menyre unike. Kurse Menaxhimi i pergjithshem dhe ai funksonal permbushen nga procese rutine.
 Projektet ne te shumten e rasteve jane shume funksionale.
 Projektet nuk i pershtaten hierakrise menaxheriale tradicionale.
 E. ROLET NE NJE.PROJEKT
 Per te iniciuar , planifikuar dhe zbatuar ne menyre te sukseshme projektet duhet te kryehen nje sere rolesh ekzekutive te menaxhimit dhe perfaqesimit. Rolet ne nivel ekzekutiv
 • Grupi Drejtues.
• Menaxheri kryesor.
 • Sponsori. Roli ne nivel menaxhimi me I dukshem tek projekti eshte menaxheri I proketit.
 Rolet menaxheriale
 • Menaxheri I projektit
• Menaxheri Funksional
• Ndihmesi
• Perfaqesues I klientit Rolet ndihmese
 • Anetaret e grupit te projektit
• Ekspertet te ceshtjeve te vecanta.
 Pyetje per Diskutim
1) Cfare kuptojme me termin organizat?
2) Cilat jane avantazhet dhe disavantazhet e menaxhimit te projektit.
3) Cilat jane karakteristiakt kryesore qe zoterojne te gjitha projektet?
 4) Pershkruaj fazat e nje cikli jete te projektit?
 5) Perse eshte e nevojshme njohja e ciklit te jetes per projektin?
 6) Pershkruani shkurtimisht elementet kryesor te menaxhimit te projektit.
 7) Shpjego shkurtimisht nga ndryshon menaxhimi i projektit me menaxhimin e pergjithshem dhe ate funksional.
8) Cilat jane rolet kryesore qe lidhen me nje projekt.